Представительный прием

Коктейль отличается от фуршета тем, что столы не накрываются, а угощение разносится официантами.

Все большее распространение в последние годы получили приемы типа «бокал шампанского» (conpe de chaqmpaqne) или «бокал вина» (vin d'Honner), которые начинаются в 12.00 и заканчиваются в 13.00, с подачей только вина и соков, возможно — орешков, маленьких бутербродов и пирожных. Прием проводится стоя, в повседневной одежде.

Чай организауется между 16.00 и 18.00 и, как правило, только для женщин. Накрывается один или несколько столов с подачей кондитерских изделий, фруктов, десертных и сухих вин, соков и минеральной воды, возможно — небольшого количества закуски (сандвичи с икрой, рыбой, сыром). Продолжительность — один-полтора часа.

Детали представительских приемов подробно прописаны в дипломатическом протоколе и этикете, литературы по которым в последнее время появилось немало. Но на некоторые особенности в плане технологии именно PR стоит обратить внимание.

Прежде всего, прием должен очень тщательно готовиться, начиная с хорошо продуманного списка приглашенных (присутствие конкурентов, кто-то приглашен с супругой, а кто-то — нет и т. п.), определения их количества. Поэтому составление списка должно поручаться опытному сотруднику, и список обязательно должен быть согласован и утвержден непосредственно руководителем, устраивающим прием.

Приглашать на представительный прием устно или телефонограммой несколько неприлично. Приглашение должно быть письменным, желательно в полиграфическом исполнении, и персонифицированным. Его дизайн должен быть таким, чтобы такое приглашение можно было оставить на память как свидетельство и подтверждение статуса приглашенного. Такое приглашение само является предметом PR для приглашенного.

Приглашение желательно рассылать не по почте, а с нарочным, лично в руки приглашенному лицу или его секретарю. Спустя деньдва следует позвонить приглашенному лицу, чтобы убедиться, что приглашение принято. После такого уточнения списка гостей можно уже приступать к конкретной подготовке приема.

В день приема необходимо обеспечить достойную встречу гостей. У входа должен находиться кто-то из ответственных лиц для разрешения возможных проблем.

После того как приглашенные будут проведены в помещение приема, присутствующие на приеме гости должны быть представлены друг другу хозяевами. Способ представления (знакомства) зависит от типа приема, уровня и количества приглашенных, но сделать это крайне необходимо, чтобы приглашенные по крайней мере знали, «в какую компанию они попали». Представлять гостей хозяину можно персонально, подводя их друг к другу или громко представляя вновь прибывшего. Можно делать это и в ходе приема, пользуясь возникающими ситуациями. Могут использоваться и (чаще всего на конференциях) специальные нагрудные таблички или значки с аналогом визитки данного лица. Следует только помнить, что представление гостей — долг хозяев приема.

Регистрировать участников приема не обязательно. Но чрезвычайно полезно проявить во время приема простой, но яркий жест гостеприимства — предложить сделать запись в специальной КНИГЕ ЗАПИСЕЙ, в которой гость может оставить краткое пожелание или просто свой автограф. Жест этот особых затрат не требует, но гость покинет фирму (даже если деловой контакт был не очень успешным), весьма довольный тем, что его здесь ценят, его мнением, отношениями с ним дорожат. Наличие на фирме такой книги в то же время открывает возможности ее дальнейшего использования в PR и даже рекламе.

Каждый последующий гость видит, в каком ряду оказывается его запись, автографы и содержание записей наиболее известных и авторитетных лиц, а это не лишний информационный «капитал» фирмы, формирование ее репутации.

Еще один простой, но очень полезный жест гостеприимства во время приема — ПОДАРКИ И СУВЕНИРЫ. Любой гостеприимный хозяин, очевидно, хотел бы, чтобы его гости ушли с доброй памятью о посещении. Этой цели и служат различные памятные знаки. Речь ни в коем случае не идет о ценных подарках, которые могут делаться только в исключительных случаях. Ценный подарок обязывает гостя, кемто может быть воспринят как попытка подкупа или взятки. Поэтому подарки и сувениры должны быть простыми, недорогими и желательно связанными с фирменным стилем (блокноты, авторучки, пакеты, медали и т. п.).

Сувенир — не взятка и не подарок. В бизнесе не существует понятия «подарок», под которым мы подразумеваем «то, что дарится от души». Есть термин «give way», который означает «нечто, с чем мы расстаемся, что мы отдаем с определенной целью». Наиболее близкий эквивалент в русском языке — «презент», общепринятый термин в российском бизнесе — «сувенир». Каждый сувенир имеет свое место в стратегии рекламной кампании. Зажигалка с логотипом — это сувенир. Она может использоваться с разными целями и вручаться разным людям. Сувенирная продукция — не самая расходная статья, но ее заказ — одна из самых трудоемких и нудных операций. Выберет ли фирма именно этот презент и как она будет его использовать, зависит от стратегии ее кампании. Этот выбор имеет определенные критерии.

1. Критерий стоимости. Во-первых, сувенир не должен быть слишком дорогим. Во-вторых, он не должен быть слишком дешевым. Если кому-то на приеме по случаю открытия, например, Фестиваля эстрадной песни вручат сотовый телефон, он вряд ли испытает прилив добрых чувств. Скорее всего, возникнет чувство дискомфорта и мысль: «Чего от меня хотят?» Задача же сувенира, чтобы клиент (гость, партнер) чувствовал себя хорошо и не задавался вопросами по поводу подарка. Другой вариант. После такого же приема гостям дарят фирменный бланк. Таким презентом можно оскорбиться, и в этом случае также появляется ощущение дискомфорта. Таким образом, сувенир должен находиться где-то посередине между шикарным и дешевым. Для выбора правильной тактики в определении стоимости презента можно использовать старую как мир модель взаимоотношений мужчины и женщины. Все, что пишут о правилах хорошего тона по поводу подарка для дамы сердца, вполне подходит для решения задачи выбора презента.