Назначение и цель управления запасами

Запасы играют важную роль в организации эффективного планирования загрузки производственных мощностей, в определенной степени гася колебания спроса. Услуги, как уже было отмечено, хранить нельзя, однако можно создавать запасы товаров, которые используются в процессе производства или сопровождают услугу. Таким образом, запасы становятся важным элементом многих сделок в сфере услуг, например в розничной торговле. Помимо товарных существует множество других видов запасов — запасных частей, канцелярских принадлежностей, расходных материалов, присутствующих на всех предприятиях. Запасы имеют также большое значение и для внутренней организации системы календарного планирования.

Запасы — это материальные ценности, выключенные на некоторое время из процесса непосредственного потребления.

Производственные запасы — это материальные ресурсы, находящиеся уже у потребителя, но еще не вступившие в процесс производственной переработки.

Запасы играют центральную роль в рациональной и эффективной деятельности большинства предприятий. Их высокая стоимость только повышает значение планирования и контроля.

Принимая решения о размере запасов, нужно помнить, что затраты на содержание запасов должны быть минимизированы и в то же время нельзя допускать возникновения дефицита запасов, нарушения ритмичности выпуска и продажи продукции.

Следовательно, предприятие должно всегда располагать достаточным количеством запасов, чтобы быть в состоянии без промедления выполнять заказы.

Изменение одной из них ведет к соответствующему изменению двух других.

К необходимости создания запасов приводят следующие факторы:

— дискретность поставок и выпуска продукции;

— случайные колебания спроса в период между поставками;

— предполагаемые изменения состояния системы, отражающиеся в сезонности спроса.

Существует ряд обстоятельств, которые говорят в пользу минимизации уровней запасов:

— плата за хранение запасов и наличие потерь от иммобилизации (отсутствия движения) средств в запасах;

— издержки от естественной убыли;

— потери от морального износа.

В производственном цикле запасы делятся на две большие категории:

— сырье и материалы;

— незавершенное производство, полуфабрикаты и готовая продукция.

Необходимо выделить четыре основные причины появления запасов.

1. Партии сырья для изготовления продукции, сбыта и транспортировки равны, но меньше партии потребления:

2. Партии изготовления и потребления равны, но меньше партии транспортировки:

3. Партии изготовления, сбыта, транспортировки и потребления равны, но не согласуются режимы работы:

4. Поставщик работает в режиме «сделай — отдай»:

Чтобы продукция не пролеживала, необходимо уравнять партии продукции по стадиям и синхронизировать графики работы.

Управлением запасами на предприятиях обычно занимается специально созданная служба.

Главная цель управления запасами — минимизация различного вида издержек, связанных с приобретением и хранением запасов. Для достижения этой цели решаются две задачи, в каждой из которых определяется:

— оптимальный размер заказа на пополнение запасов;

— время подачи заказа на пополнение запасов.

Непосредственное управление запасами осуществляется при приемке и складировании. Отдел приемки отвечает за точный учет и правильное заполнение и оформление учетной документации но всем поступившим материалам.

Количество полученных материалов сопоставляется с копией заказа на приобретение. Кроме того, отдел приемки отвечает за качество полученных материалов. В его функции входит проверка качества поступивших материалов по заданным качественным характеристикам.

Теория управления запасами разрабатывает методы вычисления величины запасов, обеспечивающей наиболее экономным путем удовлетворение будущего (не всегда определенного) спроса.

Анализ моделей управления запасами сводится к установлению такой последовательности процедур снабжения и пополнения запасов, которая обеспечит минимальные суммарные затраты, связанные с заготовками, хранением продукта и убытками из-за неудовлетворенного спроса.

Чрезмерно большой запас связан с омертвлением капиталов, требует значительных затрат на хранение и уход за ним. С другой стороны, недостаточный запас вызывает перебои в работе производства, нарушает взаимодействие с другими предприятиями и грозит различными экономическими санкциями.

Целесообразный уровень запасов зависит от большого числа условий, связанных как с самим производством, так и с внешними по отношению к нему факторами.

К внутренним условиям относятся, например, интенсивность использования запасов в зависимости от характера выполняемого заказа, возможности хранения и затраты на содержание запасов в течение того или иного промежутка времени.

Внешние факторы, влияющие на выбор уровня запасов, определяются колебаниями спроса на продукцию предприятия, возможностями поставщиков, оперативностью выполнения заказов, затратами на перевозку. Сильным стимулом к созданию излишних запасов служит их дефицит. При этом отмечается, что в экономике, располагающей ограниченными ресурсами, в рамках всех нормальных запасов доля запасов полуфабрикатов и материалов относительно больше доли нормальных запасов готовой продукции, а в экономике с ограниченным спросом — наоборот.

Некоторые из перечисленных факторов можно заранее учесть, другие являются случайными, статистические закономерности которых подлежат определению.

Определение целесообразного уровня запаса чаще всего сводится к выбору рациональных моментов заказа (когда?) и рациональных объемов пополнений (сколько, в каком количестве?). В этом случае рассматриваются две альтернативы: либо заказы производятся часто и малыми партиями, либо редко и в большом объеме.

Иногда дополнительное количество материалов заказывается после определения потребности на основе уже заключенного договора. Недостатком этого простейшего метода является то, что период от момента оформления заказа и до получения материалов может быть весьма значительным. Поэтому подобный метод оформления заказа предпочтителен для дорогих деталей и деталей, потребность в которых весьма колеблется.

Другой подход к оформлению заказа основан на ритмичности получения заказов. В этом случае применяются системы с фиксированным размером заказа (англ. perpetual inventory system — постоянная система) и с фиксированным интервалом времени между заказами {periodic system — периодическая система).

Система с фиксированным размером заказа контролирует уровень запаса. Когда уровень запаса падает ниже установленного (точка заказа), выдается заказ на^восполнение запасов. В этой системе важное значение приобретает определение экономически разумного (оптимального) размера заказа.