Классификация запасов

Рассмотрим различные категории запасов и их предназначение, затраты, связанные с приобретением, хранением и использованием запасов, и способы определения оптимального соотношения этих затрат.

Типы запасов. Запасы сырья и материалов.

Сырье и материалы — это все закупаемые товары, которые становятся частью выпускаемой продукции. В производстве для превращения сырья в готовое изделие может требоваться огромная работа, в то время как в торговле материалы — не более чем упаковка или рекламно-представительские элементы. Тем не менее принципы управления хранением запасов и в одном, и в Другом случае одинаковы. Запасы сырья и материалов создаются по следующим причинам:

— поставки ненадежны;

— выгоднее закупать впрок, чем жить впроголодь;

— при приемке необходима длительная проверка;

— появляется ощущение безопасности (многие операционные менеджеры и специалисты по закупкам чувствуют себя неуютно, если запасы подходят к концу).

Готовая продукция. Любой товар, находящийся в состоянии запаса готовой продукции, может быть отправлен покупателю в любое время. Основная причина создания подобных запасов состоит в стремлении разъединить производство и спрос так, чтобы обслуживать непредсказуемый или предсказуемо непостоянный рынок можно было без лишнего изменения объема производственных мощностей.

В числе других причин можно назвать:

— эффективность затрат. Иногда бывает выгоднее выпустить крупную партию, даже если реальный спрос невелик;

— ошибки. Продукты перепроизводства, товары, выполненные по неверным спецификациям или выполненные по отмененным позже заказам, вынужденно попадают в запасы готовой продукции.

Полуфабрикаты. Всегда существует какое-то незавершенное производство, поскольку для превращения сырья и материалов в готовое изделие требуется время. На промежуточных стадиях производства появляются полуфабрикаты — продукты, обработка которых уже началась, но еще не завершена в общем цикле производства. Часть полуфабрикатов свыше этого минимума попадает в запас по следующим причинам:

— задержки в работе, вызванные сбоями в графиках и длительными межоперационными транспортировками (одна из первых сборочных операций в компании Morgan Cars заключается в установке колес на шасси, поскольку машине приходится преодолевать большой путь между стадиями технического процесса);

— создание промежуточных запасов в виде буфера при наличии «узких мест» или для ускорения выпуска готовых изделий в случае повышенного спроса (при помощи заморозки готовых блюд и микроволновых печей в сфере питания готовую продукцию удается запасать гораздо ближе к финальной стадии и тем самым быстрее обслуживать клиентов).

Расходные материалы используются в ходе деятельности организации, но не входят в состав готовой продукции. Это могут быть канцелярские товары, чистящие средства, смазочные материалы и т.д. Как правило, этими запасами управляют так же, как запасами сырья и материалов.

Запасные части для продуктов предприятия, особенно если они предлагаются покупателям в качестве сервисной услуги, лучше всего рассматривать как запасы готовой продукции. Единственный связанный с ними риск состоит в том, что их могут использовать в производстве. Запасные части для оборудования могут храниться либо на производстве, либо у поставщика или его агента.

Стратегические запасы создаются для иных целей, нежели поддержание деятельности организации в строгом смысле этого слова. Запасы сырья и материалов могут создаваться из-за ожидаемых изменений в среде поставщиков или политической нестабильности в стране, способных негативно сказаться на будущих поставках или на конкуренции. Так, например, несколько лет назад была предпринята попытка повлиять на цены на серебро за счет создания больших запасов, но она провалилась. Никаких общих рекомендаций по ведению стратегических запасов дать нельзя. Более того, эта сфера вообще находится вне компетенции производственного менеджера.

Затраты на ведение запасов.

Помимо стоимости хранящихся предметов существуют три основных источника затрат, связанных с ведением запасов. Стоимость самих материалов может не учитываться, поскольку они все равно будут использованы и, следовательно, будут приобретаться независимо от политики управления запасами.

Пожалуй, наиболее очевидный вид затрат — это затраты на хранение. Они включают в себя стоимость:

— капитала, замороженного в запасах. Очевидно, что эта величина зависит от текущей ставки процента;

— хранения, включая стоимость занимаемого пространства, оборудования, труда, услуг и т.д. Как правило, выражается в процентах от стоимости хранящихся материалов, поэтому согласуется со стоимостью капитала. Чаще всего стоимость хранения лежит в пределах
от 5 до 10% в год;

— потерь из запаса. Потери происходят по разным причинам, как допустимым, так и нет. Всегда была и существует проблема воровства (в сфере питания даже существует понятие «право выноса»). Потери также происходят из-за случайных поломок, незапланированного превышения объемов использования запасов, превышения срока хранения, устаревания запасов (усушка-утруска). Уровень потерь зависит от природы хранимых товаров, однако он никогда небывает равен нулю.

Затраты на хранение всегда выражаются в процентах от стоимости хранящихся материалов и в большинстве случаев находятся в пределах от 15 до 30% в год.

Приобретение товаров, помимо стоимости самих товаров, связано еще с некоторыми расходами — затратами на приобретение. Так, при изготовлении про запас возникают издержки на наладку оборудования, издержки на составление разрешающей производство документации.

Например, при опрессовке под давлением пластиковой посуды опытному оператору может понадобиться час на наладку пресса, в течение которого он потратит на пробные запуски 5 кг смеси. По окончании работы необходимо очистить пресс, осмотреть оснастку. Затраты на наладку включают в себя: оплату труда в размере (условно) 35 дол., потерю материалов на 10 дол., вывод пресса из производственного процесса по крайней мере на час и издержки бумажной работы в размере 25 дол. Таким образом, затраты на наладку будут составлять 65 дол., вне зависимости от того, сколько единиц продукции будет выпущено — 5 или 5000.

Закупка товаров про запас связана с административными расходами на совершение заказа, процедуру приемки, обработку счетов. Также могут присутствовать и расходы на доставку, особенно если заказ единичный. Точно вычислить все эти составляющие затрат сложно, но если учесть оплату труда и все накладные расходы, то меньше 50 дол. на один заказ не получится.

Закупки специально про запас, конечно, не единственный выход. Долгосрочные контракты можно заключить с поставщиками, гарантирующими регулярную доставку (в системе «точно в срок» это может быть несколько поставок за смену). Можно заключить длительный (скажем, на год) договор на закупку определенного количества товаров с возможностью расторжения в любой момент времени. Такие подходы еще более усложняют подсчет затрат на приобретение, поскольку появляются два уровня издержек, а именно затраты на заключение контракта, которые, скорее всего, превысят указанные 50 дол., и затраты на обработку документов на каждую партию, которые несколько меньшие. Впрочем, можно определять среднюю величину затрат на доставку в расчете на партию.

Запасы создаются по разным причинам, но независимо от них система рано или поздно начинает зависеть от наличия запасов. Могут появиться затраты в связи с отсутствием запаса.

Если нехватка материалов происходит на производстве, можно поменять график и начать выпускать что-то еще, производство может остановиться, а могут быть предприняты шаги к организации экстренной доставки. В любом случае возникают издержки, не подлежащие, впрочем, какому-либо обобщению. Конвейер по сборке автомобилей, на котором заканчиваются кузовные детали (или даже краска), обязательно встанет, а линия по закатке бобов в банки может в аналогичной ситуации переключиться на томаты.

Если отсутствует запас готовой продукции или если нехватка сырья и материалов настолько велика, что сказывается на покупателе (как часто случается в ресторанах, где из меню вычеркиваются отдельные пункты по мере расходования продуктов), то ситуация с затратами становится гораздо менее определенной. Потерять постоянных клиентов можно сразу (стоит только отказать им в заказе или попросить подождать) или постепенно (по мере роста их недовольства качеством обслуживания). Теряется благосклонность к компании, а ее финансовую стоимость не измеришь.