Определение оптимального соотношения затрат

При упрощенном рассмотрении теории управления запасами допускается разделение входящих и исходящих частей системы. Будем считать, что прием поставок происходит мгновенно и периодически. В случае если поставки носят прогрессирующий характер, расчеты будут несколько сложнее, но такие ситуации встречаются редко, а погрешности при вычислениях простейшими методами будут невелики.

Предположим, что материалы изымаются из запаса малыми партиями по сравнению с общим уровнем потребления. Иными словами, если в год используется 1000 шт., то они берутся партиями по 50 или менее единиц в каждой, а не, скажем, три раза в год по 300 единиц. Там, где время от времени появляются потребности в больших партиях из запасов материалов, более подходит система планирования материального обеспечения.

Важно определить оптимальный размер заказа. Очевидно, что при одном и том же уровне потребления организация может закупать редко, но большие партии материалов или часто, но мелкие. В первом случае сокращаются затраты на приобретение и возрастают издержки хранения, во втором — все происходит наоборот. Для нахождения оптимального соотношения двух статей затрат определяется экономически эффективный размер заказа (или наиболее экономичный размер партии).

Существуют определенные ограничения на оптимальный размер заказа. Самое очевидное ограничение связано с тем, что формула дает некруглое число — нельзя заказать 341,7 единицы товара, практичнее будет купить 350 единиц. Показатели спроса должны выражаться в единицах поставки, а не в единицах потребления. Иногда забывают, что закупаются товары сотнями, а используются — десятками штук, и в результате получается затоваривание.

Размеры заказов не должны превосходить вместимость отведенных под хранение площадей, допустимые финансовые рамки (известно, что ближе к концу финансового года государственные учреждения начинают закупать канцелярские товары маленькими, розничными партиями, поскольку бюджеты уже израсходованы), а также превышать то количество товара, что может быть использовано в течение срока его хранения. Оптимальный размер — это отправная точка, реальный же размер заказа может быть меньше.

В оптимальном размере заказа не учитываются возможные скидки. В таком случае необходимо сопоставить размер скидки и дополнительные расходы на хранение и закупать больше лишь в том случае, когда это действительно выгодно. При этом также учитываются все указанные выше ограничения.

Наиболее серьезную проблему представляет собой качество информации. Весь метод базируется на предположении, что известны истинные переменные затраты. Другими словами, что, если будет размещено меньше заказов, удастся сэкономить по 50 дол. с каждого из неразмещенных. Если товар закупается в меньших количествах, то снизятся (пропорционально размеру заказа) складские расходы. Определить истинные переменные затраты на совершение заказов или хранение практически невозможно, поэтому на практике используются средние оценки.

Погрешности, однако, совсем не так велики, как может показаться на первый взгляд.

Оптимальный размер заказа удивительно нечувствителен к ошибкам, и при условии, что порядок величин затрат и спроса определен правильно, метод дает довольно точные результаты.

Низкое качество данных говорит о том, что более сложные математические расчеты, а таких немало, не стоят рассмотрения, поскольку их преимущество над описанным выше простейшим подходом измеряется с использованием столь же некачественных исходных данных.

Дефицит запасов может случиться из-за задержки очередной поставки или из-за роста потребления. Если и потребление, и пополнение запасов абсолютно предсказуемы, то о дефиците можно не беспокоиться; все, что необходимо, это вовремя заказывать очередную партию оптимального размера.

Страховой запас поглощает колебания как в спросе на материалы, так и в сроках поставки.

В управлении запасами под сроком поставки понимается время между возникновением потребности в пополнении запаса и моментом, когда материалы из новой партии можно запускать в производство. Оно включает в себя задержки в обнаружении потребности в пополнении, время на оформление документации, само время доставки или производства товаров, время проверки поступающих товаров и контроля качества.

Ни одна система не может гарантировать уровень запасов, при котором будут учтены все случайности, поэтому считается приемлемым определять уровень сервиса. Уровень сервиса — это вероятность, что необходимый для удовлетворения спроса запас окажется в наличии. Именно уровень сервиса, определяемый обычно путем дискуссий и переговоров, является балансом между не поддающимися точно оценке затратами в связи с отсутствием запаса и дополнительными расходами на хранение страхового запаса.

Величина времени поставки обычно не подчиняется закону нормального распределения. Как видно из формулы, при уменьшении величины и дисперсии времени поставки уменьшается и страховой запас. Поскольку закупающая сторона не может повлиять на длительность большинства поставок, анализ этой величины может оказаться действенным способом уменьшения страховых запасов.