Собрания — способ руководящей работы

Общее собрание представляет собой такое собрание, в котором участвуют начальник и все его подчиненные и, следовательно, возникает возможность для взаимодействия среди равных друг другу по статусу. Как мы покажем ниже, взаимодействие равных — особенно принятие решения группой равных по должности — совсем не легкое дело. Однако это является ключом к хорошему менеджменту. Подход к принятию решений, который мы пропагандируем в следующей главе, а также эффективное применение принципа двойной отчетности , зависят от того, сможет ли группа равных по должности людей хорошо работать вместе. Научившись тому, как это происходит на общих собраниях, где группа равных по должности лиц только знакомится друг с другом, а также где присутствие общего начальника помогает развиться взаимодействию этих людей, менеджеры будут подготовлены к тому, чтобы стать членами других рабочих органов, основанных на группах равных по статусу лиц.

Общие собрания, кроме того, дают возможность начальнику узнать что-то новое из обмена и столкновения мнений, которые часто возникают на таких собраниях. Что касается меня, то я получаю значительно лучшее представление о каком-либо вопросе, с которым я лично не знаком, слушая обсуждающих его двух людей с противоположными взглядами, чем обретаю, выслушав лишь одну сторону.

Свой первый опыт работы на общих собраниях я приобрел давным-давно, еще на ранних стадиях моей профессиональной карьеры, когда я был главой небольшой группы инженеров, занимавшихся научными исследованиями в области полупроводниковых устройств. Каждый в этой группе работал над изолированным аспектом определенной проблемы или вообще над какой-то другой проблемой. Предполагалось, что я должен был быть для них начальником, но я обнаружил, что другие в той же самой группе часто были больше знакомы с работой другого ученого, чем я. Таким образом, групповое обсуждение любого вопроса имело тенденцию к тому, чтобы становиться более горячим и более детальным, но во всех случаях и более плодотворным, чем обмен мнениями между мной и каким-то одним другим специалистом.

Что следует обсуждать на общих собраниях? Любой вопрос, который затрагивает более чем двух из присутствующих на собрании людей. Если такое собрание сведется к беседе двух людей, работающих над проблемой, которая затрагивает только их, то начальнику необходимо прервать их и перейти к рассмотрению другого вопроса, который вовлечет в обсуждение большее число сотрудников, предложив одновременно, чтобы эти двое продолжили свой обмен мнениями позже.

Насколько структурированным должно быть подобное собрание? Заседание типа «мозговой атаки», со свободным выступлением для всех или контролируемое, с детализированной повесткой дня? Оно должно быть в большинстве случаев контролируемым, при этом повестка должна подготавливаться заранее, чтобы сотрудники имели возможность обдумать ее и привести свои мысли в порядок перед собранием. Но оно должно включать, кроме того, так называемую открытую сессию — выделенный для персонала период времени, когда можно поднимать любой волнующий вопрос. В этот промежуток времени можно решить текущие дела, и кроме того именно в этот период можно заинтересоваться каким-нибудь важным вопросом. Если данный вопрос обоснован, вы можете выделить время для его более официального обсуждения в запланированной по графику части какого-то следующего общего собрания.

Какова роль начальника на общем собрании — лидер, наблюдатель, диспетчер, тот, кто задает вопросы, или лицо, принимающее решение? Ответом является, разумеется, все это вместе взятое. Пожалуйста, обратите внимание, что лектора в этом перечне нет. Начальник никогда не должен использовать общие собрания для того, чтобы вещать с претензией на непогрешимость, поскольку это является наиболее верным способом по-давления свободной дискуссии, а следовательно и основной цели, такого собрания.

Наиболее важными ролями для начальника являются роли координатора ведения собрания, а также помощника и контролера, содействующего развитию его темпов и направления обсуждения. В идеальном варианте начальнику надо поддерживать обсуждение в определенной колее, чтобы тяжесть работы над вопросами лежала на подчиненных. Общие собрания представляют собой идеальное средство для принятия решений, потому что присутствующая на нем группа менеджеров обычно проработала друг с другом длительное время, поэтому каждому прекрасно известно, кто любит разглагольствовать, у кого есть тенденция к пустому мечтанию, кто знает что о каком предмете и тому подобное. Такое собрание напоминает беседу собравшейся за обеденным столом семьи, в то время как другие формы взаимодействия на работе, включающие людей, которые не знают друг друга в достаточной степени, похожи скорее на действия группы незнакомцев, которым приходится совместно принимать решение.

АТТЕСТАЦИЯ

Аттестация представляет собой средство взаимодействия людей, у которых в противном случае почти не было бы возможности иметь друг с другом какие-либо отношения. Форма ее проведения в данном случае должна представлять официальное изложение, в котором одни менеджеры описывают свою работу другим менеджерам, не являющимся их непосредственными начальниками, а также равным по должности в других частях данной компании. Основной целью проведения аттестации в «Интел» является поддержание непрерывного процесса преподавания и обучения, происходящего между сотрудниками, которые находятся на расстоянии в несколько организационных уровней друг от друга, то есть между людьми, у которых нет встреч один на один или общих собраний, где они могли бы встретиться друг с другом. Это одинаково важно как для младшего, так и для старшего менеджера. Низший по рангу получит пользу от комментариев, критики и предложений со стороны старшего коллеги, который, в свою очередь, получит иное представление о тех или иных проблемах от людей, которые более знакомы с их деталями. Подобные встречи являются также и источником мотивации: менеджеры, которые излагают оценку своей работы, захотят оставить хорошее впечатление на начальника своего начальника, а также на равных им по должности из других частей фирмы.
Кто же является игроками на проведении аттестации? Менеджер-организатор, производящий оценку менеджер, лица, делающие изложение, и аудитория. У каждого из указанных игроков имеется определенная роль, которую необходимо сыграть для того, чтобы данная аттестация оказалась полезной.

Начальник тех менеджеров, которые осуществляют изложение — скажем, некий руководитель сектора сбыта в «Интел», — должен организовать заседание. Ему надо заранее помочь тем, кто будет делать сообщение, и посоветовать, о чем следует и о чем не следует говорить, что необходимо будет подчеркнуть, а также до какой степени нужно вдаваться в подробности. Начальник должен будет взять на себя также и общие организационные вопросы (помещение для проведения заседания, визуальные материалы, рассылка приглашений и тому подобное). Наконец, ему придется выступить в роли хронометриста, определяя время выступления каждого участника и следя за тем, чтобы их изложение шло должным образом. Как правило, трудно определить заранее время, которое необходимо для проведения любой подобной дискуссии. И здесь руководитель должен использовать свой опыт ведения подобных заседаний. Так, к при-меру, ему необходимо подгонять излагающих материал сотрудников при помощи незаметных для остальных жестов, чтобы выступающий неожиданно не оказался перед фактом исчерпанного лимита времени, тогда как только половина из запланированных им вопросов будет рассмотрена.

Производящий аттестацию менеджер — это высший начальник, на кого нацелено изложение работы, например генеральный директор одного из отделений «Интел», Его роль достаточно незаметна, но весьма важна: он должен задавать вопросы, делать замечания, а также придавать соответствующий дух всему собранию в целом. Он является как бы катализатором, который требуется для того, чтобы вызвать участие аудитории в происходящем, и своим примером должен поощрять свободное обсуждение. Ему ни в коем случае не следует предварительно просматривать материал, поскольку это удержит его от спонтанного реагирования. Из-за того, что представитель высшего руководства является образцом для подражания для присутствующих на заседании младших менеджеров, ему следует исключительно серьезно подойти к своей роли на проведении аттестации.