Собрания — способ руководящей работы

Люди, осуществляющие представление своей работы, например некая группа специалистов по маркетингу, должны в максимально возможной степени использовать визуальные вспомогательные средства, наподобие висящих вверху транспарантов. Люди одарены кроме органов слуха еще и органами зрения, поэтому одновременное использование и тех и других в огромной степени помогает аудитории понять излагаемый материал. Но в этом вопросе необходимо проявлять осторожность, поскольку бывает и так, что выступающий становится настолько поглощен тем, чтобы разобраться со всеми своими визуальными средствами, что теряется нить изложения, хотя все диаграммы и были повешены как надо. В качестве общего правила я бы рекомендовал выделять по четыре минуты времени на изложение и обсуждение одного наглядного средства, каковым могут быть таблицы, цифровая информация или графики. Выступающий должен выделять все, что ему захочется подчеркнуть, при помощи цветного карандаша или указки. На всем протяжении изложения материала выступающему необходимо следить за своей аудиторией с такой внимательностью, с какой ястреб следит за добычей; выражение лиц и язык жестов, подскажут ему, улавливают ли люди нить его изложения, надо ли ему остановиться и вернуться к повторному рассмотрению чего-то, или он утомил их и ему следует заканчивать.

У аудитории также имеется важная роль на аттестационном заседании. Одной из отличительных черт удавшегося заседания является то, что аудитория участвует в нем, задавая вопросы и делая замечания. Если вы избегаете встречаться с выступающим глазами, зеваете или читаете газету, это хуже, чем если бы вас там вообще не было. Отсутствие интереса подрывает уверенность выступающего в себе. Не забывайте, что вы затратите значительную часть своего рабочего дня на данной аттестации. Сделайте это время настолько ценным для себя и своей организации, насколько только возможно. Обращайте внимание и записывайте те услышанные вами вещи, которые вы можете попытаться использовать в своей практике. Задавайте вопросы, если что-то не ясно, и выступайте, если не можете согласиться с подходом, который рекомендуется выступающим. А если выступающий сделает какую-нибудь фактическую ошибку, то это просто ваша обязанность указать на нее. Помните, что вам платят зарплату за то, что вы присутствуете на данном заседании, которое не должно превращаться в сиесту в середине напряженного рабочего дня. Относитесь к посещению подобного заседания как к тому, что это и есть на самом деле, — как к работе.

Ориентированные на задачу собрания

В отличие от ориентированных на процесс собраний, которые представляют собой планируемые на регулярной основе события, созываемые для обмена информацией и знаниями, ориентированное на задачу собрание обычно проводится по специальному поводу и нацелено на получение специфического результата — очень часто на принятие того или иного решения. Ключом к успеху в данном случае является то, что делает председатель. Очень часто никто официально этим званием не наделяется, но независимо от названия у одного из людей обычно бывает поставлено на карту больше, чем у других, и он находится в более сильной зависимости от исхода данного собрания. На практике обычно бывает так, что чаще всего собрание созывает председатель или председатель де-факто и большая часть того, что он привносит в работу собрания, должна происходить до начала заседания. Слишком часто он ведет себя так, словно он всего лишь один из присутствующих, и надеется, что ситуация сама собой повернется так, как ему хочется. Если ориентированное на задачу собрание оказывается неспособным к достижению цели, ради которой оно собиралось, то вину за это следует возложить на председателя.

Таким образом, председателю необходимо иметь четкое понимание относительно цели собрания: что должно произойти и какое решение должно быть принято. Абсолютная правда заключается в том, что если вы не знаете, что вы хотите, вы и не сможете это получить. Итак, перед созывом собрания задайте себе вопрос: чего я стараюсь добиться? Потом спросите себя: так ли уж ли необходимо это собрание или только желательно? Не стоит созывать собрание, если вы не дадите на все эти вопросы положительный ответ.

Примерная оценка стоимости времени менеджера в долларовом выражении, включая сюда и накладные расходы, равна приблизительно 100 долларам в час. Поэтому собрание, в котором принимают участие на протяжении двух часов десять менеджеров, стоит фирме 2000 долларов. На большинство видов затрат в размере 2000 долларов необходимо заранее получать разрешение от высшего руководства — например, на покупку копировальной машины или совершение трансатлантического перелета, однако любой менеджер может по малейшей прихоти созвать собрание и задействовать таким образом руководящие ресурсы на сумму в 2000 долларов. Поэтому даже в том случае, если вы приглашены всего лишь в роли участника, вы обязаны спросить себя, требуется ли и оправдано ли данное собрание, а также ваше присутствие на нем. Скажите председателю — тому лицу, которое пригласило вас, — если вы так не думаете. Определите цель собрания до того, как вы затратите свое время и ресурсы вашей компании. Лучше отложить собрание на ранней стадии, на этапе наименьшей добавленной стоимости, если созыв данного собрания не имеет смысла, и найти менее дорогой способ (встреча один на один, телефонный звонок, записка) для того, чтобы решить конкретный вопрос.

Предположим, что собрание действительно необходимо созвать, в этом случае председатель оказывается перед необходимостью возложить на себя ряд обязанностей. Первая состоит в обеспечении присутствия на собрании. В качестве председателя вам необходимо определить, кто должен присутствовать, а затем постараться убедить этих людей прийти на него. Совершенно недостаточно просто попросить людей и надеяться на лучшее; вам необходимо проследить за этим и добиться от них твердого обещания быть на собрании. Если кто-то из приглашенных не может присутствовать лично, проследите за тем, чтобы он прислал кого-то, кто был бы уполномочен выступать от его имени.

Крепко держите в памяти, что собрание, целью которого является принятие конкретного решения, трудно вести, если на нем присутствует более шести или семи человек. Присутствие восьми человек должно являться абсолютным пределом. Процесс принятия решений не является спортивным зрелищем, в этом случае зеваки могут лишь быть преградой на пути того, что требуется предпринять.

Обязанностью председателя является также и поддержание дисциплины. Образно можно даже сказать, что его надо наказывать в уголовном порядке, если он допустит, чтобы кто-то опоздал и растрачивал таким образом время всех остальных участников собрания. Помните, что потеря времени в данном случае действительно означает, что вы транжирите деньги своей фирмы, так как счетчик работает со скоростью 100 долларов в час на одного человека. Не бойтесь вступить в конфронтацию с опоздавшим. Точно так же, как вы не позволите вашему коллеге-сотруднику украсть что-то из офисного оборудования стоимостью 2000 долларов, вы не должны позволять никому растрачивать попусту время своих коллег-менеджеров.

Наконец, председатель должен нести ответственность за вопросы обеспечения. Ему необходимо, к примеру, убедиться, что все необходимое, включая аудиовизуальную аппаратуру имеется в наличии в комнате для заседаний. Ему следует, кроме того, разослать повестку дня, в которой четко будет определена цель собрания, а также роль каждого из присутствующих для достижения желаемого результата.

Это может показаться вам излишней регламентацией, но так ли это на самом деле, или это лишь необходимая дисциплина, зависит от вашей точки зрения. Если председатель заставит вас прибыть на собрание подготовленным должным образом и в точно назначенный срок, у вас может возникнуть искушение сравнить его с сержантом-уставником. Но если вы придете вовремя, полностью готовый к работе, а кто-то другой опоздает и не будет знать, о чем пойдет речь, то вы, вероятно, мысленно выругаетесь по поводу человека, ответственного за потерю вашего времени. Все должно обстоять так же, как и в операционной. Некоторым работающим там людям может не нравиться, что хирург настаивает на скрупулезности в выполнении операции, но я, будь я пациентом, предпочел бы быть прооперированным в хирургическом зале с должной дисциплиной врачебного персонала.

После окончания заседания председателю необходимо закрепить достигнутые на нем результаты путем рассылки стенограммы, в которой должны быть суммированы имевшее место обсуждение, принятое решение, а также действия, которые должны быть предприняты. Причем очень важно, чтобы участники получили эту стенограмму побыстрее, пока они не забыли, что происходило на собрании. Стенограмма должна быть как можно более ясной и конкретной, подсказывая читателю, что должно быть сделано, кто должен сделать это и когда. Все это может показаться не таким уж и важным, но если собрание действительно стоило созывать, то работа по составлению стенограммы является лишь небольшим дополнительным капитальным вложением (деятельность с высоким уровнем рычажного воздействия), зато благодаря этому вложению можно добиться полной отдачи от того, что было сделано.

В идеальном варианте менеджеру никогда не следовало бы созывать специальное, ориентированное на определенную задачу собрание, потому что, если все идет нормально, все проблемы можно решить на созываемых на плановой, регулярной ос-нове, ориентированных на процесс собраниях. На практике, однако, если все и идет хорошо, то на обычных собраниях можно позаботиться, может быть, всего о 80 процентах проблем и вопросов; с оставшимися 20 процентами все равно приходится иметь дело на ориентированных на задачу заседаниях. Вспомните, Питер Дракер сказал, что если люди тратят более 25% своего времени на собраниях, это является признаком неорганизованности. Я бы выразил эту мысль конкретнее: в действительности признаком неорганизованности было бы то, если бы люди тратили больше 25% своего времени на созываемых по специальному поводу, ориентированных на задачу собраниях.