Исторические предпосылки и современное развитие систем управления запасами

Работа системы с фиксированным объемом заказа основывается на непрерывном сравнении запаса и точки очередного заказа. С процедурной точки зрения, каждый раз, когда материал изымается из запаса, это изъятие регистрируется в системе, а количество оставшегося материала немедленно сравнивается с точкой очередного заказа. Если количество изделий, оставшихся в запасе, упало до этой точки, размешается заказ на Q изделий. Если нет, система продолжает оставаться в состоянии покоя до следующего изъятия.

В системе с фиксированным периодом поставок решение о размещении заказа принимается после подсчета запаса через контрольный период времени.

Очевидно, что при переменном спросе и длительности поставки можно заказывать фиксированное количество товаров через разные промежутки времени либо разное количество товаров через фиксированные промежутки, но добиться постоянства этих двух величин одновременно невозможно. Преимущество систем с фиксированным количеством заключается в более низком уровне запасов. Кроме того, они позволяют справиться с неожиданно большими колебаниями спроса. Системы с фиксированным временем поставки, с другой стороны отличаются простотой управления. Заказы можно спланировать так, как это будет удобно для предприятия (т.е. все заказы обслуживаются одновременно, объединяются все заказы к одному поставщику и т.д.).

На расчете оптимального размера заказа основаны системы с фиксированным количеством, которые выдают команду на очередной заказ в тот момент, когда величина запаса падает ниже определенного уровня — точки повторения заказа. Отсюда и название данного класса систем.

Работу такой системы можно продемонстрировать на простейшем примере с двумя корзинами. В каждой из двух одинаковых корзин хранятся идентичные материалы. Когда одна из них пустеет, делается заказ в размере вместимости целой корзины. Заказ (обычно) прибывает и помещается в пустую корзину до того как опустеет вторая. Когда это происходит, снова делается заказ, и так далее. При нормальном обороте запасов и условии, что материалы берутся только из одной корзины, система отлично работает, не требуя особых административных усилий.

Если такая схема неприемлема, система основывается на ведении учета запасов, в котором отражаются все поступления, расходы и баланс. В случае если учет ведется на бумаге, будут возникать задержки на проверку, не опустилось ли количество запасов ниже уровня повторения заказа (порой такие проверки просто проводятся раз в неделю), что также необходимо учитывать при расчете страхового запаса. Автоматизированные системы, где выдача товаров из запаса контролируется компьютером, или системы, где расход товаров отслеживается в реальном времени (например, в супермаркетах с помощью ручных и кассовых терминалов), повторный заказ может выдаваться немедленно, как только уровень запасов снизится до минимально допустимого уровня.

С добавлением модуля прогнозирования спроса, который будет периодически выдавать свежие данные для расчета уровня повторения заказа, система управления запасами становится полностью адаптированной.

Самой простой является система с фиксированным временем, поскольку она не требует практически никакого администрирования. Работает система следующим образом: оценивается потребность на предстоящий год, материалы заказываются и доставляются — и все. Естественно, применима такая система лишь к мелким и малоценным предметам.

Все остальные системы управления запасами основаны на расчете максимального уровня запасов. Их обычно называют системами цикличных заказов — в определенные моменты времени текущий уровень запасов вычитается из максимального, а на полученное количество материалов выписывается заказ. При этом частота заказа может рассчитываться исходя из величины оптимального размера заказа.

Максимальный запас определяется как сумма среднего спроса за один цикл и страхового запаса. При этом при расчете страхового запаса нужно учитывать, что повышение спроса в любой момент может вызвать дефицит (в системе с фиксированным количеством дефицит может возникнуть только при росте спроса в течение времени поставки).

Увеличение страхового запаса представляет собой плату за удобство, которое дает эта система. Другой недостаток связан с реакцией системы на изменение спроса. В системе с фиксированным количеством средний размер запаса вне зависимости от потребности остается практически неизменным, и хотя рост спроса повышает риск дефицита, остается как минимум один невыполненный заказ. В нашем случае рост потребности в материалах может привести к истощению запаса еще до того, как наступит время делать очередной заказ. Снижение спроса наоборот ведет к увеличению запаса.
Некоторые источники утверждают, что этих проблем можно избежать за счет ввода стандартного уровня повторения заказа и уровня, «до которого заказывать нельзя». Однако такая излишняя сложность не только повышает вероятность ошибок, но и подрывает главное удобство метода — удобство управления.